Política de Tratamiento de Datos Personales

MEDWARDEN S.A.S., identificada con NIT [pendiente de asignación], con domicilio principal en Cajicá, Cundinamarca, Colombia (en adelante “MEDWARDEN”), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recolectado sobre ellas en las bases de datos administradas por MEDWARDEN.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos, entre otros).
• Encargado del Tratamiento: persona que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso MEDWARDEN S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Zero-PII: principio de arquitectura tecnológica adoptado por MEDWARDEN mediante el cual la plataforma SecureHealth Shield no recolecta, almacena ni procesa datos personales de pacientes de las instituciones cliente.

MEDWARDEN declara expresamente que su plataforma SecureHealth Shield ha sido diseñada bajo el principio de Zero-PII (Zero Personally Identifiable Information), lo cual significa que, en el desarrollo de su objeto social de detección de amenazas de ciberseguridad, MEDWARDEN NO recolecta, almacena, procesa, ni tiene acceso a datos personales de pacientes de las instituciones de salud que contratan sus servicios.

Los datos que procesa la plataforma corresponden exclusivamente a metadatos técnicos de seguridad informática (direcciones IP, puertos de red, patrones de tráfico, indicadores de compromiso, registros de eventos de sistema), los cuales no permiten, por sí mismos, la identificación de personas naturales.

Cualquier identificador de paciente que pudiera aparecer incidentalmente en un evento de seguridad detectado por el Agente instalado en la infraestructura del cliente es descartado o anonimizado (mediante técnicas de hash criptográfico) antes de cualquier almacenamiento o transmisión, conforme a los controles técnicos descritos en la arquitectura de la plataforma.

No obstante lo señalado en el Capítulo 4, MEDWARDEN sí recolecta y trata datos personales de las siguientes categorías de Titulares, en el marco de la relación contractual y comercial con sus clientes:

5.1 — Usuarios administrativos de instituciones cliente

• Nombre completo
• Correo electrónico corporativo
• Número de teléfono / WhatsApp de contacto
• Cargo o rol dentro de la institución
• Credenciales de acceso a la plataforma (usuario y contraseña cifrada)

5.2 — Prospectos y solicitantes de auditoría gratuita

• Nombre del contacto y de la institución
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Ciudad y tipo de institución

5.3 — Visitantes del sitio web medwarden.co

• Datos de navegación (dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas) recolectados a través de herramientas analíticas estándar

Los datos personales recolectados por MEDWARDEN serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar la relación contractual y comercial con los clientes de la plataforma.
• Crear y administrar cuentas de usuario en la plataforma SecureHealth Shield.
• Enviar alertas de seguridad y notificaciones operativas vía WhatsApp, Telegram o correo electrónico.
• Brindar soporte técnico y atención al cliente.
• Facturación y gestión de cobros conforme a la normatividad tributaria vigente.
• Dar respuesta a solicitudes de auditoría gratuita y gestión del proceso comercial.
• Enviar comunicaciones informativas y comerciales sobre los servicios de MEDWARDEN, siempre que el Titular no haya manifestado su oposición.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización, enviando una solicitud al correo electrónico alejandro.perez@medwarden.co, indicando claramente:

• Nombre completo e identificación del Titular
• Descripción clara y precisa de los hechos que motivan la solicitud
• Dirección de correo electrónico para efectos de notificación
• Documentos que se pretendan hacer valer, si los hubiere

MEDWARDEN dará respuesta a la solicitud dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

MEDWARDEN ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales objeto de Tratamiento contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o destrucción, incluyendo:

• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hash seguros (bcrypt).
• Comunicaciones cifradas mediante el protocolo TLS/HTTPS.
• Autenticación basada en tokens (JWT) con expiración controlada.
• Control de acceso basado en roles (RBAC), limitando el acceso a la información según el perfil del usuario.
• Arquitectura multi-tenant que garantiza el aislamiento de la información entre distintos clientes de la plataforma.
• Registro de auditoría (audit log) de las acciones relevantes realizadas sobre la plataforma.

Para la prestación del servicio, MEDWARDEN podrá transmitir datos personales a los siguientes Encargados del Tratamiento, quienes actúan bajo instrucciones expresas de MEDWARDEN y se encuentran sujetos a obligaciones de confidencialidad:

• Proveedores de infraestructura en la nube (hosting) para el alojamiento de la plataforma.
• Proveedores de servicios de mensajería (WhatsApp Business API, Telegram) para el envío de alertas de seguridad.
• Proveedores de servicios de correo electrónico para el envío de notificaciones y comunicaciones.

MEDWARDEN no venderá, arrendará, ni compartirá datos personales con terceros para fines distintos a los aquí establecidos, salvo requerimiento de autoridad competente conforme a la ley.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, y posteriormente durante los términos de prescripción legal aplicables a las obligaciones que puedan derivarse de la relación con el Titular, conforme a la normatividad comercial, tributaria y contable vigente en Colombia.

MEDWARDEN se reserva el derecho de modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, para atender novedades legislativas, políticas internas o nuevas finalidades del Tratamiento. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los Titulares a través del sitio web medwarden.co y/o al correo electrónico registrado, con anterioridad a su entrada en vigencia.

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación en el sitio web medwarden.co.